Мы собираем данные пользователей. Они нам нужны, чтобы получать обратную связь и делать сервис лучше. Отключить сбор cookies вы легко можете в настройках браузера.
Всё ясно, больше не показывайте
Close
Сериал о технологиях Microsoft
«Делаем бизнес лучше».
С 31 июля по будням рассказываем 20 честных истории, как облака Microsoft преображают бизнес четырех небольших компаний
Нажимая на сайте на кнопки с подпиской на электронную рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Сериал о технологиях Microsoft
«Делаем бизнес лучше».
Кроме историй о бизнесе у нас будут 5 интервью предпринимателями и топ-менеджерами. Поговорим об их опыте с Windows и macOS, о том, как они решают личные и профессиональные задачи с помощью технологий.
Нажимая на сайте на кнопки с подпиской на электронную рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Сериал о технологиях Microsoft
«Делаем бизнес лучше».
В каждом эпизоде мы покажем 2-3 толковых сценария для технологий Microsoft, которые могут сделать вашу работу проще.
Нажимая на сайте на кнопки с подпиской на электронную рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Сериал о технологиях Microsoft
«Делаем бизнес лучше».
Напишите вашу почту и мы откроем для вас дивный мир Office 365 и поможем распробовать все прелести.
Нажимая на сайте на кнопки с подпиской на электронную рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Независимая консалтинговая компания — традиционное оценочное бюро, которое строит стартап в области банкротства
Электронный архив документов в OneNote, 1-й эпизод сериала про технологии Microsoft в РФ "Делаем бизнес лучше"
Компания «Сквозь облака» представляет первый сериал про технологии Microsoft в РФ "Делаем бизнес лучше"
05
серия

Секрет продуктивных совещаний в Skype for business

Фото: Pixabay.com
Кому будет полезна история НКК
— владельцы бизнесов,
— менеджеры проектов,
— руководители
Секрет продуктивных совещаний для НКК
в Skype for business
В предыдущей серии «Делаем бизнес лучше» про НКК:
«Независимой консалтинговой компании» уже 18 лет. Пришло время принимать взрослые решения. Директор и совладелец Елена Митюшкина развивает новое направление в области оценки и перестраивает внутренние процессы. Начали с превращения бумажных документов в электронный архив.
В этом эпизоде мы решим вторую поставленную задачу: как сделать совещания регулярным, удобным и понятным инструментом управления? В этом вопросе важно каждое слово.

«Как сделать совещания» — собрать только необходимых людей и согласовать со всеми время.
«Регулярным» — создать повторяющиеся встречи, чтобы наглядно видеть отклонения от продвижения по задачам.
«Удобным» — совещаться удаленно, с любого устройства, где есть интернет.
«Понятным» — стремиться к идеалу: «Одна встреча — один вопрос».
«Инструментом управления» — участники должны быть уверены, что совещание неизбежно и к нему нужно готовиться.

Если не соблюдать все критерии, тогда участники будут саботировать совещания. И даже считать это время вычеркнутым из жизни. При этом важно понимать, что эти 5 элементов — только базовый набор. Его можно расширять, если со временем сложность задач растет. Главное помнить, что в этом конструкторе нет лишних деталей. Остались? Это повод читать дальше и хорошо подумать, где вы свернули не туда.

Кстати, для поддержки сериала мы запустили простенький тест на Газете.ру про то, как удобно решать предпринимательские задачи, если взять за руку Microsoft.
Фото: Andrew Robles / Unsplash

«Как делать совещания»

Во-первых, совещания нужно делать. Потому что они оптимальная форма промежуточного контроля. Даже, если все работают в одной комнате и можно подойти и спросить. Важно формально зафиксировать прогресс по проекту, возникшие вопросы и новые задачи.

Собрания для ответственного за результат показывают, насколько эффективно группа приближается к цели и когда запускать корректирующие мероприятия. Для исполнителя совещание дает оценку усилий и возможность обсудить проблемы, с которыми столкнулся при выполнении.
Отказ от совещаний — серьезный риск. Потому что размывается траектория движения к цели. А людям гораздо легче выполнять задачи, если путь состоит из конечного количества отрезков. Например, сделать 60 приседаний за 60 секунд куда проще, чем приседать, сколько сможешь, за 1 минуту.

А людям гораздо легче выполнять задачи, если путь состоит из конечного количества отрезков. Поэтому сделать 60 приседаний за 60 секунд куда проще, чем приседать, сколько сможешь, за 1 минуту.
Фото: Scott Webb / Unsplash
Во-вторых, совещания стоит ограничивать по времени и по количеству участников. Людей пугает всё бесконечное. Нам нужны рамки и ограничения, чтобы в них строить свою систему координат. Поэтому собрания должны быть тематическими и только с теми, кто отвечает за процесс и результат.

Не стоит привлекать всех, кто хоть как-то пересекается с задачей, в надежде на их уместные замечания. Эти люди зря потратят рабочее время на понимание задачи. Собрать мнение специалистов можно и по почте.

К тому же на больших собраниях легко потерять нить дискуссии. Активный участник с полномочиями легко уводит беседу в нужное ему русло. Потому что он эксперт только в своих рабочих проблемах и смотрит на мир через их призму. Такая ситуация — бич коллективных чатов. Трудно понять, кто на какой вопрос отвечает и как это приближает к решению поставленной задачи.

Поэтому, проводите короткие совещания с небольшим количеством участников. Записывайте задачи, вопросы и решения. Это позволит равномерно распределить работу, не потерять из вида проблемы и не обсуждать на будущих собраниях одно и тоже несколько раз.


Изнутри проект выглядит, как набор повторяющихся циклов, которые приводят или нет к запланированному результату
Фото: Jamison McAndie / Unsplash

«Регулярно»

Проектная работа для внешнего наблюдателя — это процесс, ограниченный во времени и затратах ресурсов. Изнутри проект выглядит, как набор повторяющихся циклов, которые приводят или нет к запланированному результату. Эта двойственность сформировала массу методик проджект-менеджмента, которые, в основном, спорят о размере итерации. Но они все сходятся, что поддержание ритма — ключевой фактор достижения цели.

К регулярности проведения совещания есть два подхода: линейный и нелинейный. В первом случае, решения для долгосрочных задач проходят собрания раз в промежуток времени. Это рисует картину в режиме «до и после». Например, еженедельное совещание с менеджерами отдела продаж показывает, как продвинулись сделки за 7 дней.
Узнали свою компанию? Пишите.
А мы поможем привести в порядок совещания с помощью технологий Microsoft
Во втором случае, для достижения разовых целей мне нравится триада «рывок-победа-отдых». Она дает менеджеру проекта понимание, как корректно распределить вовлечение в работу команды. Тут события развиваются по синусоиде. Частота совещаний нарастает с приближением «победы», и они не нужны во время «отдыха».

При этом нет оптимального числа совещаний. С этой точки зрения менеджмент — это творчество. Но принимать решения стоит не по принципу «Так вижу», а на основе данных.

Удаленные сотрудники быстро теряют квалификацию без перекрестного опыления информацией от коллег
Фото: Andrew Neel / Unsplash

«Удобно»

Важно дать сотрудникам возможность участвовать в собраниях в удаленно. Потому что коммуникации на ходу или из home office стали нормальным сценарием сотрудничества с командой.

Вопрос об удобстве и эффективности работы в офисе или из дома не имеет решения. У обоих сценариев есть плюсы, минусы и подводные камни. В домашних условиях сотрудники открывают ноутбук и готовы к работе. Но при этом теряют квалификацию без перекрестного опыления информацией от коллег. В офисе коммуникации проходят быстрее, когда можно подойти и спросить. Но трудно сохранять сосредоточенное внимание при большом количестве раздражителей.

В любом случае, компании выгодно, когда поддерживаются рабочие коммуникации, где бы сотрудник не находился. Поэтому проектные команды необходимо вооружать инструментами удаленной работы с рабочими ресурсами.

«Понятно»

Люди между сложными и простыми задачами всегда выбирают понятные. Поэтому совещание должно формировать четкие ожидания от участия. Повестке собрания необходимо ответить на 3 вопроса:
— зачем это участнику?
— зачем это организатору?
— зачем это компании?


Без ответов на них легко превратить необходимую встречу в ППР: поговорили, поговорили, разошлись.
Повестка собрания должна отвечать на 3 вопроса:
- зачем это участнику?
- зачем это организатору?
- зачем это компании?
Фото: Jaie Miller / Unsplash

«Инструментом управления»

В России к совещаниям относятся, как к законам: строгость наказания компенсируется необязательностью исполнения. Поэтому тем, кто хочет превратить собрания из повинности в эффективный инструменту управления стоит придерживаться трех заповедей:

— участники должны быть уверены, что совещание неизбежно и к нему нужно готовиться,
— на собрании нельзя обсуждать проблему, необходимо выбирать из уже проработанных решений,
— все распоряжения нужно давать письменно и только тем, кто присутствует на встрече.


Большинство проектов проваливаются, не потому что идея была плохой. Чаще всего руководители дают устные задания подчиненным в процессе работы. Сотрудник забывает сделать, потому что сосредоточен на другом. А начальник забывает проконтролировать, потому что дал уже сотню таких распоряжений. В итоге у исполнителя формируется ощущение, что начальник забывчивый болтун. И его приказы — фикция. А начальник думает, что подчиненные идиоты, потому что он им 100 раз уже говорил.

План решения задач за 5 недель проекта

Решим задачу №2 с помощью Skype for business

Мы рекомендуем всем, кто страдает от «совещаний курильщика» посмотреть на Skype for business — корпоративный мессенджер и IP-телефония от Microsoft. Кроме базовой задачи — чаты и звонки с коллегами, S4b помогает организовать аудио- или видеоконференции на сотни участников или позвонить с компьютера на телефон.
Вы можете пригласить в звонок людей, у которых нет Skype for business. В этом поможет интеграция S4b с почтовым клиентом Outlook, где вы создадите и отправите по почте ссылку для подключения к звонку. Кроме этого можно настроить регулярные Skype-собрания в календаре и уведомления о них для участников.

А для тех, у кого есть задачи для работы с большой аудиторией, S4b дает возможность организовать широковещательную трансляцию своего контента для нескольких тысяч участников одновременно.

P. S. Эмодзи на месте.

Демо-ролики Skype4b на примере Консультанка

Весь первый сезон «Делаем бизнес лечше» Виктор Напористый и его команда будут демонстрировать работу сервисов Microsoft на своем примере. В этот раз он и его помощница Дарья Подручная сняли ролик про Skype for business.

Основные возможности Skype for business

Приложения для смартфонов без программирования

PowerApps

Flow

Обмен данными между десятками online-сервисов

Power BI

Бизнес-аналитика в реальном времени

Работа с файлами и коллегами
Приложения для небольших компаний
Формы и сбор данных
Работа с данными бизнеса
Office online
Визуализация
Сотрудники
3
3
2
2
4
4
3

Периодическая таблица элементов Office 365

Экосистема 29-ти облачных сервисов Microsoft, дополняющих настольные приложения Office. Группы — это базовые сценарии использования сервисов. Цифра показывает, число сервисов в каждом сценарие.
Приобретается отдельно
3
— приложения доступны на смартфонах.
Новые видео и пошаговые инструкции для продуктов добавляются каждый будний день.
β-версия
Периодическая таблица элементов Office 365
Экосистема 29-ти облачных сервисов Microsoft, дополняющих настольные приложения Office. Группы — это базовые сценарии использования сервисов. Цифра показывает, число сервисов в каждой из сценариев.
3
Приложения для небольших компаний
2
Работа с файлами и коллегами
3
Сотрудники
3
Работа с почтой
4
Задачи
Управление задачами
Не развивается
3
Бета-версия
Управление проектами
3
Приобретается отдельно
Социальная активность
2
β-версия
— доступно на смартфонах.
Группы — это базовые сценарии использования сервисов.
Экосистема 29-ти облачных сервисов Microsoft, дополняющих настольные приложения Office.
Цифра показывает, число сервисов в группе.
— новые видео и пошаговые инструкции для продуктов по будням.
Звонки и чаты
Социальная активность
2
2
Stream
Видео-портал с распознаванием лиц и голоса
Video
Онлайн-график работы и чат для сотрудников без ПК
Корпоративное видео
2
Визуализация
3
Приобретается отдельно
Office online
4
Формы и сбор данных
2
4