Мы собираем данные пользователей. Отключить сбор cookies вы легко можете в настройках браузера.
Да, мне всё ясно
Сериал о технологиях Microsoft
«Делаем бизнес лучше».
«Делаем бизнес лучше».
С 31 июля по будням рассказываем 20 честных истории, как облака Microsoft преображают бизнес четырех небольших компаний
Нажимая на сайте на кнопки с подпиской на электронную рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Сериал о технологиях Microsoft
«Делаем бизнес лучше».
«Делаем бизнес лучше».
Кроме историй о бизнесе у нас будут 5 интервью предпринимателями и топ-менеджерами. Поговорим об их опыте с Windows и macOS, о том, как они решают личные и профессиональные задачи с помощью технологий.
Нажимая на сайте на кнопки с подпиской на электронную рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Сериал о технологиях Microsoft
«Делаем бизнес лучше».
«Делаем бизнес лучше».
В каждом эпизоде мы покажем 2-3 толковых сценария для технологий Microsoft, которые могут сделать вашу работу проще.
Нажимая на сайте на кнопки с подпиской на электронную рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Сериал о технологиях Microsoft
«Делаем бизнес лучше».
«Делаем бизнес лучше».
Напишите вашу почту и мы откроем для вас дивный мир Office 365 и поможем распробовать все прелести.
Нажимая на сайте на кнопки с подпиской на электронную рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Независимая консалтинговая компания — традиционное оценочное бюро, которое строит стартап в области банкротства
Компания «Сквозь облака» представляет первый сериал про технологии Microsoft в РФ "Делаем бизнес лучше"
05
серия
Секрет продуктивных совещаний в Skype for business
Фото: Pixabay.com
Содержание
01. Как сделать совещания регулярным, удобным и понятным инструментом управления?
02. «Как делать совещания».
03. «Регулярно».
04. «Удобно».
05. «Понятно».
06. «Инструмент управления».
07. Карта решений на 5 недель проекта.
08. Решение №2: Skype for business.
09. Ключевые возможности Skype for business.
10. Практичное резюме эпизода.
02. «Как делать совещания».
03. «Регулярно».
04. «Удобно».
05. «Понятно».
06. «Инструмент управления».
07. Карта решений на 5 недель проекта.
08. Решение №2: Skype for business.
09. Ключевые возможности Skype for business.
10. Практичное резюме эпизода.
Кому будет полезна история НКК
— владельцы бизнесов,
— менеджеры проектов,
— руководители
— менеджеры проектов,
— руководители
Секрет продуктивных совещаний для НКК
в Skype for business
в Skype for business
В предыдущей серии «Делаем бизнес лучше» про НКК:
«Независимой консалтинговой компании» уже 18 лет. Пришло время принимать взрослые решения. Директор и совладелец Елена Митюшкина развивает новое направление в области оценки и перестраивает внутренние процессы. Начали с превращения бумажных документов в электронный архив.
«Независимой консалтинговой компании» уже 18 лет. Пришло время принимать взрослые решения. Директор и совладелец Елена Митюшкина развивает новое направление в области оценки и перестраивает внутренние процессы. Начали с превращения бумажных документов в электронный архив.
В этом эпизоде мы решим вторую поставленную задачу: как сделать совещания регулярным, удобным и понятным инструментом управления? В этом вопросе важно каждое слово.
«Как сделать совещания» — собрать только необходимых людей и согласовать со всеми время.
«Регулярным» — создать повторяющиеся встречи, чтобы наглядно видеть отклонения от продвижения по задачам.
«Удобным» — совещаться удаленно, с любого устройства, где есть интернет.
«Понятным» — стремиться к идеалу: «Одна встреча — один вопрос».
«Инструментом управления» — участники должны быть уверены, что совещание неизбежно и к нему нужно готовиться.
Если не соблюдать все критерии, тогда участники будут саботировать совещания. И даже считать это время вычеркнутым из жизни. При этом важно понимать, что эти 5 элементов — только базовый набор. Его можно расширять, если со временем сложность задач растет. Главное помнить, что в этом конструкторе нет лишних деталей. Остались? Это повод читать дальше и хорошо подумать, где вы свернули не туда.
«Как сделать совещания» — собрать только необходимых людей и согласовать со всеми время.
«Регулярным» — создать повторяющиеся встречи, чтобы наглядно видеть отклонения от продвижения по задачам.
«Удобным» — совещаться удаленно, с любого устройства, где есть интернет.
«Понятным» — стремиться к идеалу: «Одна встреча — один вопрос».
«Инструментом управления» — участники должны быть уверены, что совещание неизбежно и к нему нужно готовиться.
Если не соблюдать все критерии, тогда участники будут саботировать совещания. И даже считать это время вычеркнутым из жизни. При этом важно понимать, что эти 5 элементов — только базовый набор. Его можно расширять, если со временем сложность задач растет. Главное помнить, что в этом конструкторе нет лишних деталей. Остались? Это повод читать дальше и хорошо подумать, где вы свернули не туда.
Кстати, для поддержки сериала мы запустили простенький тест на Газете.ру про то, как удобно решать предпринимательские задачи, если взять за руку Microsoft.
Фото: Andrew Robles / Unsplash
«Как делать совещания»
Во-первых, совещания нужно делать. Потому что они оптимальная форма промежуточного контроля. Даже, если все работают в одной комнате и можно подойти и спросить. Важно формально зафиксировать прогресс по проекту, возникшие вопросы и новые задачи.
Собрания для ответственного за результат показывают, насколько эффективно группа приближается к цели и когда запускать корректирующие мероприятия. Для исполнителя совещание дает оценку усилий и возможность обсудить проблемы, с которыми столкнулся при выполнении.
Отказ от совещаний — серьезный риск. Потому что размывается траектория движения к цели. А людям гораздо легче выполнять задачи, если путь состоит из конечного количества отрезков. Например, сделать 60 приседаний за 60 секунд куда проще, чем приседать, сколько сможешь, за 1 минуту.
Собрания для ответственного за результат показывают, насколько эффективно группа приближается к цели и когда запускать корректирующие мероприятия. Для исполнителя совещание дает оценку усилий и возможность обсудить проблемы, с которыми столкнулся при выполнении.
Отказ от совещаний — серьезный риск. Потому что размывается траектория движения к цели. А людям гораздо легче выполнять задачи, если путь состоит из конечного количества отрезков. Например, сделать 60 приседаний за 60 секунд куда проще, чем приседать, сколько сможешь, за 1 минуту.
А людям гораздо легче выполнять задачи, если путь состоит из конечного количества отрезков. Поэтому сделать 60 приседаний за 60 секунд куда проще, чем приседать, сколько сможешь, за 1 минуту.
Фото: Scott Webb / Unsplash
Во-вторых, совещания стоит ограничивать по времени и по количеству участников. Людей пугает всё бесконечное. Нам нужны рамки и ограничения, чтобы в них строить свою систему координат. Поэтому собрания должны быть тематическими и только с теми, кто отвечает за процесс и результат.
Не стоит привлекать всех, кто хоть как-то пересекается с задачей, в надежде на их уместные замечания. Эти люди зря потратят рабочее время на понимание задачи. Собрать мнение специалистов можно и по почте.
К тому же на больших собраниях легко потерять нить дискуссии. Активный участник с полномочиями легко уводит беседу в нужное ему русло. Потому что он эксперт только в своих рабочих проблемах и смотрит на мир через их призму. Такая ситуация — бич коллективных чатов. Трудно понять, кто на какой вопрос отвечает и как это приближает к решению поставленной задачи.
Поэтому, проводите короткие совещания с небольшим количеством участников. Записывайте задачи, вопросы и решения. Это позволит равномерно распределить работу, не потерять из вида проблемы и не обсуждать на будущих собраниях одно и тоже несколько раз.
Не стоит привлекать всех, кто хоть как-то пересекается с задачей, в надежде на их уместные замечания. Эти люди зря потратят рабочее время на понимание задачи. Собрать мнение специалистов можно и по почте.
К тому же на больших собраниях легко потерять нить дискуссии. Активный участник с полномочиями легко уводит беседу в нужное ему русло. Потому что он эксперт только в своих рабочих проблемах и смотрит на мир через их призму. Такая ситуация — бич коллективных чатов. Трудно понять, кто на какой вопрос отвечает и как это приближает к решению поставленной задачи.
Поэтому, проводите короткие совещания с небольшим количеством участников. Записывайте задачи, вопросы и решения. Это позволит равномерно распределить работу, не потерять из вида проблемы и не обсуждать на будущих собраниях одно и тоже несколько раз.
Изнутри проект выглядит, как набор повторяющихся циклов, которые приводят или нет к запланированному результату
Фото: Jamison McAndie / Unsplash
«Регулярно»
Проектная работа для внешнего наблюдателя — это процесс, ограниченный во времени и затратах ресурсов. Изнутри проект выглядит, как набор повторяющихся циклов, которые приводят или нет к запланированному результату. Эта двойственность сформировала массу методик проджект-менеджмента, которые, в основном, спорят о размере итерации. Но они все сходятся, что поддержание ритма — ключевой фактор достижения цели.
К регулярности проведения совещания есть два подхода: линейный и нелинейный. В первом случае, решения для долгосрочных задач проходят собрания раз в промежуток времени. Это рисует картину в режиме «до и после». Например, еженедельное совещание с менеджерами отдела продаж показывает, как продвинулись сделки за 7 дней.
К регулярности проведения совещания есть два подхода: линейный и нелинейный. В первом случае, решения для долгосрочных задач проходят собрания раз в промежуток времени. Это рисует картину в режиме «до и после». Например, еженедельное совещание с менеджерами отдела продаж показывает, как продвинулись сделки за 7 дней.
Во втором случае, для достижения разовых целей мне нравится триада «рывок-победа-отдых». Она дает менеджеру проекта понимание, как корректно распределить вовлечение в работу команды. Тут события развиваются по синусоиде. Частота совещаний нарастает с приближением «победы», и они не нужны во время «отдыха».
При этом нет оптимального числа совещаний. С этой точки зрения менеджмент — это творчество. Но принимать решения стоит не по принципу «Так вижу», а на основе данных.
При этом нет оптимального числа совещаний. С этой точки зрения менеджмент — это творчество. Но принимать решения стоит не по принципу «Так вижу», а на основе данных.
Удаленные сотрудники быстро теряют квалификацию без перекрестного опыления информацией от коллег
Фото: Andrew Neel / Unsplash
«Удобно»
Важно дать сотрудникам возможность участвовать в собраниях в удаленно. Потому что коммуникации на ходу или из home office стали нормальным сценарием сотрудничества с командой.
Вопрос об удобстве и эффективности работы в офисе или из дома не имеет решения. У обоих сценариев есть плюсы, минусы и подводные камни. В домашних условиях сотрудники открывают ноутбук и готовы к работе. Но при этом теряют квалификацию без перекрестного опыления информацией от коллег. В офисе коммуникации проходят быстрее, когда можно подойти и спросить. Но трудно сохранять сосредоточенное внимание при большом количестве раздражителей.
В любом случае, компании выгодно, когда поддерживаются рабочие коммуникации, где бы сотрудник не находился. Поэтому проектные команды необходимо вооружать инструментами удаленной работы с рабочими ресурсами.
Вопрос об удобстве и эффективности работы в офисе или из дома не имеет решения. У обоих сценариев есть плюсы, минусы и подводные камни. В домашних условиях сотрудники открывают ноутбук и готовы к работе. Но при этом теряют квалификацию без перекрестного опыления информацией от коллег. В офисе коммуникации проходят быстрее, когда можно подойти и спросить. Но трудно сохранять сосредоточенное внимание при большом количестве раздражителей.
В любом случае, компании выгодно, когда поддерживаются рабочие коммуникации, где бы сотрудник не находился. Поэтому проектные команды необходимо вооружать инструментами удаленной работы с рабочими ресурсами.
«Понятно»
Люди между сложными и простыми задачами всегда выбирают понятные. Поэтому совещание должно формировать четкие ожидания от участия. Повестке собрания необходимо ответить на 3 вопроса:
— зачем это участнику?
— зачем это организатору?
— зачем это компании?
Без ответов на них легко превратить необходимую встречу в ППР: поговорили, поговорили, разошлись.
— зачем это участнику?
— зачем это организатору?
— зачем это компании?
Без ответов на них легко превратить необходимую встречу в ППР: поговорили, поговорили, разошлись.
Повестка собрания должна отвечать на 3 вопроса:
- зачем это участнику?
- зачем это организатору?
- зачем это компании?
- зачем это участнику?
- зачем это организатору?
- зачем это компании?
Фото: Jaie Miller / Unsplash
«Инструментом управления»
В России к совещаниям относятся, как к законам: строгость наказания компенсируется необязательностью исполнения. Поэтому тем, кто хочет превратить собрания из повинности в эффективный инструменту управления стоит придерживаться трех заповедей:
— участники должны быть уверены, что совещание неизбежно и к нему нужно готовиться,
— на собрании нельзя обсуждать проблему, необходимо выбирать из уже проработанных решений,
— все распоряжения нужно давать письменно и только тем, кто присутствует на встрече.
Большинство проектов проваливаются, не потому что идея была плохой. Чаще всего руководители дают устные задания подчиненным в процессе работы. Сотрудник забывает сделать, потому что сосредоточен на другом. А начальник забывает проконтролировать, потому что дал уже сотню таких распоряжений. В итоге у исполнителя формируется ощущение, что начальник забывчивый болтун. И его приказы — фикция. А начальник думает, что подчиненные идиоты, потому что он им 100 раз уже говорил.
— участники должны быть уверены, что совещание неизбежно и к нему нужно готовиться,
— на собрании нельзя обсуждать проблему, необходимо выбирать из уже проработанных решений,
— все распоряжения нужно давать письменно и только тем, кто присутствует на встрече.
Большинство проектов проваливаются, не потому что идея была плохой. Чаще всего руководители дают устные задания подчиненным в процессе работы. Сотрудник забывает сделать, потому что сосредоточен на другом. А начальник забывает проконтролировать, потому что дал уже сотню таких распоряжений. В итоге у исполнителя формируется ощущение, что начальник забывчивый болтун. И его приказы — фикция. А начальник думает, что подчиненные идиоты, потому что он им 100 раз уже говорил.
План решения задач за 5 недель проекта
#OneNote
#НКК
#Skype4B
#НКК
#Outlook
#НКК
#Windows
#НКК
#Excel
#НКК
НКК
К
К
Н
Н
#OneNote
#НКК
Skype4b
#НКК
#Outlook
#НКК
#Windows
#НКК
#Excel
#НКК
Решим задачу №2 с помощью Skype for business
Мы рекомендуем всем, кто страдает от «совещаний курильщика» посмотреть на Skype for business — корпоративный мессенджер и IP-телефония от Microsoft. Кроме базовой задачи — чаты и звонки с коллегами, S4b помогает организовать аудио- или видеоконференции на сотни участников или позвонить с компьютера на телефон.
Вы можете пригласить в звонок людей, у которых нет Skype for business. В этом поможет интеграция S4b с почтовым клиентом Outlook, где вы создадите и отправите по почте ссылку для подключения к звонку. Кроме этого можно настроить регулярные Skype-собрания в календаре и уведомления о них для участников.
А для тех, у кого есть задачи для работы с большой аудиторией, S4b дает возможность организовать широковещательную трансляцию своего контента для нескольких тысяч участников одновременно.
P. S. Эмодзи на месте.
А для тех, у кого есть задачи для работы с большой аудиторией, S4b дает возможность организовать широковещательную трансляцию своего контента для нескольких тысяч участников одновременно.
P. S. Эмодзи на месте.
Демо-ролики Skype4b на примере Консультанка
Весь первый сезон «Делаем бизнес лечше» Виктор Напористый и его команда будут демонстрировать работу сервисов Microsoft на своем примере. В этот раз он и его помощница Дарья Подручная сняли ролик про Skype for business.
Основные возможности Skype for business
Приложения для смартфонов без программирования
PowerApps
Flow
Обмен данными между десятками online-сервисов
Power BI
Бизнес-аналитика в реальном времени
Работа с файлами и коллегами
Приложения для небольших компаний
Формы и сбор данных
Работа
с данными бизнеса
Office online
Визуализация
Сотрудники
3
3
2
2
4
4
3
Периодическая таблица элементов Microsoft 365
Экосистема 29-ти облачных сервисов Microsoft, дополняющих настольные приложения Office. Группы — это базовые сценарии использования сервисов. Цифра показывает, число сервисов в каждом сценарие.
Приобретается отдельно
3
— приложения доступны на смартфонах.
Новые видео и пошаговые инструкции для продуктов добавляются каждый будний день.
Не развивается
Задачи
Skype for business
Бета-версия
Корпоративное видео
Работа с почтой
Звонки и чаты
Социальная активность
Управление задачами
Управление проектами
Коммуникации между сотрудниками
Не развивается
2
4
2
5
2
3
3
Приобретается отдельно
Периодическая таблица элементов Microsoft 365
Экосистема 29-ти облачных сервисов Microsoft, дополняющих настольные приложения Office. Группы — это базовые сценарии использования сервисов. Цифра показывает, число сервисов в каждой из сценариев.
3
Приложения для небольших компаний
2
Работа с файлами и коллегами
3
Сотрудники
3
Работа с почтой
4
Задачи
Управление задачами
Не развивается
3
Бета-версия
Управление проектами
3
Приобретается отдельно
Социальная активность
2
— доступно на смартфонах.
Группы — это базовые сценарии использования сервисов.
Экосистема 29-ти облачных сервисов Microsoft, дополняющих настольные приложения Office.
Цифра показывает, число сервисов в группе.
— новые видео и пошаговые инструкции для продуктов по будням.
Звонки и чаты
Социальная активность
2
2
Stream
Видео-портал с распознаванием лиц и голоса
Video
Онлайн-график работы и чат для сотрудников без ПК
Корпоративное видео
2
Визуализация
3
Приобретается отдельно
Office online
4
Формы и сбор данных
2
4
Обработка данных
Не развивается
Резюме и ключевые идеи эпизода
1
Важно понимать, что невозможно мгновенно внедрить инструменты управления и 4 остальные критерия продуктивного собрания.
2
Эффективность совещаний — результат длительного процесса формирования корпоративной культуры и стандартов работы.
3
Правильным первым шагом на пути к «совещаниям здорового человека» — это выбрать инструмент, позволяющий закрыть все 5 пунктов, и со временем нарабатывать практику его использования.
Фото: Annie Spratt / Unsplash
Александр Кузнецов
Мне 32 года. Я папа двух дочек и предприниматель. C 12 лет работал в семейном бизнесе. В 2008-м начал корпоративную карьеру и реализовывал телеком-услуги Билайна. С 2009-го года продаю Microsoft. Руководил бизнесом COMPAREX на Урале с 2011-м. В 2016-м открыл компанию «Сквозь облака».
Захотелось что-то спросить? Я хорошо отвечаю на письма по адресу hello@acrossthecloud.ru
Захотелось что-то спросить? Я хорошо отвечаю на письма по адресу hello@acrossthecloud.ru
Руководитель «Сквозь облака»
Через неделю, в следующем эпизоде с НКК
- Outlook, как вершина почтовой мысли
- Зачем перевозить почту с Mail.ru?
Подпишитесь
и не пропустите новые истории НКК и других участников
и не пропустите новые истории НКК и других участников
Присылаем интересные письма и только по делу
Фото: © Эльдар Муртазин / Instagram
Посмотреть 6 серию
про Додо Пиццу
про Додо Пиццу
Как настроить онлайн-бронирование услуг на своем сайте или принимать заказы с Фейсбука
Герои сериала
Франчайзи Додо Пиццы, которые строят крупнейшую федеральную сеть пиццерий со штаб-квартирами в Сыктывкаре и Москве
«Spa-центр» участвует в проекте инкогнито и не раскрывает информацию о себе
Клиентомания измеряет NPS и проводят проверки тайными покупателями по всей территории РФ
Консультанк —несуществующее тюннинг-ателье для внедорожников. В сериале будет служить учебным примером для демонстрации возможностей сервисов Microsoft
Независимая консалтинговая компания оценивает активы и строит внутренний стартап в области банкротства
Елена Митюшкина
Илья
Литвиненко
Литвиненко
Алена
Грачева
Грачева
Виктор
Напористый
Напористый
Пермь
Троицк
Москва
Город N
Евгений
К.
К.
Город N
Разговоры о технологиях
CEO сервиса Realtimeboard.com
шеф-редактор «Тинькофф журнала», блогер, sergeykorol.ru
Сергей Король
Андрей Хусид
Эльдар
Муртазин
Муртазин
Игорь
Манн
Манн
Берлин
Пермь
Москва
Москва
Дмитрий Малов
Москва
автор книг по маркетингу, издатель, консультант, спикер, стартапер,
igor-mann.ru
igor-mann.ru
Другие эпизоды «Делаем бизнес лучше»
#OneNote
#НКК
#Wunderlist
#Teams
#МЦ
#PowerPoint
#КМ
#Маководы
#Microsoft
и
#Т—Ж
#Додо
1
#OneNote
#НКК
#Wunderlist
#Teams
#Спа
#PowerPoint
#КМ
#Т—Ж
#Додо
1
неделя
#Додо
#Skype4B
#НКК
#Bookings
#StaffHub
#МЦ
#Exchange
#Маководы
#Microsoft
и
#Realtimeboard
#КМ
2
Skype4b
#НКК
#Bookings
#StaffHub
#Спа
#Exchange
#КМ
#Додо
2
неделя
#Связной
#Додо
#Outlook
#НКК
#Teams
#Office365
#Спа
#OneDrive
#Маководы
#Microsoft
и
#Связной
#КМ
3
#Outlook
#НКК
#Teams
#Office365
#Спа
#OneDrive
#КМ
#Додо
3
неделя
Андрей Хусид - CEO сервиса online-досок Realtimeboard
Интервью III
#Realtimeboard
#Додо
#Windows
#НКК
#Office365
#PowerApps
#МЦ
#Yammer
#Маководы
#Microsoft
и
#Tilda
#КМ
4
#Windows
#НКК
#Office365
#PowerApps
#Спа
#Yammer
#КМ
Эльдар Муртазин -
ведущий аналитик
MRG
#Mobile-review
#Додо
4
неделя
#Додо
#Excel
#НКК
#Office365
#OneNote
#Спа
#Delve
#Маководы
#Microsoft
и
#Маркетинг
#КМ
5
#Excel
#НКК
#Office365
#OneNote
#Спа
#Delve
#КМ
#Маркетинг
#Додо
5
неделя
One more thing
Каждый день приятный бонус для тех, кто читает до конца
Польза от звонков в Skype for business станет еще больше, если записывать собрания с сотрудниками или презентации для клиентов.
Конечно, никто и никогда не пересматривает эти вебинары. Но ровно до момента, когда забыл, что тебе существенного сказал клиент или начальник, а переспрашивать неудобно.
Запись собраний в HD делается в 2 клика:
1. Нажмите ... в правом нижнем углу окна со звонков
2. Выберите "Начать запись"
3. Во время разговора запись можно поставить на паузу
Конечно, никто и никогда не пересматривает эти вебинары. Но ровно до момента, когда забыл, что тебе существенного сказал клиент или начальник, а переспрашивать неудобно.
Запись собраний в HD делается в 2 клика:
1. Нажмите ... в правом нижнем углу окна со звонков
2. Выберите "Начать запись"
3. Во время разговора запись можно поставить на паузу
Заявка на демо сервисов Office 365
Нажимая кнопку с заявкой и с подпиской на электронную рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c#nbsp;политикой конфиденциальности.
© Сквозь облака, ООО.
Москва, Троицк
Любое использование либо копирование материалов или подборки материалов сайта, элементов дизайна и оформления допускается лишь с письменного разрешения правообладателя и только со ссылкой на источник.
Москва, Троицк
Любое использование либо копирование материалов или подборки материалов сайта, элементов дизайна и оформления допускается лишь с письменного разрешения правообладателя и только со ссылкой на источник.
