Outlook, как вершина почтовой мысли

Письма подчиняются тем же правилам, что другой контент. Автору приходится балансировать между тем, что никто ничего не читает и необходимостью давать подробные инструкции. Одним словом — «творчество». И не зря Максим Ильяхов и Людмила Сарычева напишут об этом следующую книгу.

Эффективность работы с исходящими электронными письмами зависит от трех критериев:

1. Структура письма
- в поле «Кому» только те, кто должен отвечать на письмо,
— в поле «Копия» те, кого надо проинформировать,
— тема письма раскрывает его суть,
— текст разбит на абзацы по и разделен контрастными заголовками,
— для вопросов, заданых в письме, указан исполнитель с помощью символа @

Самая сложная часть в работе с расписанием — это начать заносить дела в календарь. Потому что житейский опыт говорит, что планы рушатся срочными обстоятельствами и проще плыть по течению. Это ловушка интуитивного способа решения проблем.

С ней поможет справиться секрет точного планирования № 1 — заранее предусмотреть, что не будешь соблюдать собственный график, и закладывать в календаре 30 лишних минут на каждую встречу. Это тот самый случай, когда тупой карандаш лучше острого зрения. На свете мало волевых людей, которые дают себе слово и сдерживают его. Не доверяйте чувствам, пишите в календарь.

В приступах прокрастинации мозг выдает неочевидные решения, лишь бы не делать то, что необходимо здесь и сейчас. Важно понимать, что это не человеческая причуда, а заложенный эволюцией механизм. Поэтому с ним стоит бороться континтиутивно с помощью списков дел.

В V эпизоде я писал, что люди между простыми и сложными задачами всегда выбирают понятные. Этот принцип помогает бороться и с прокрастинацией. Если вы отказываетесь делать что-то нужное, то договоритесь с собой, что будете выполнять не что-нибудь, а один из пунктов списка важных дел. Смена фокуса поможет снять паралич воли и приблизит к результату на другом фронте.

Такой подход повышает требования к качеству списка ваших дел. Добиваться нужного уровня проще всего с помощью классического SMART-подхода, который диктует, что задачи должны быть:
— конкретными (specific);
— измеримыми (measurable);
— достижимыми (attainable);
— значимыми (relevant);
— соотносимыми с конкретным сроком (time-bounded).

Каждую задачу можно гибко настроить: задать даты выполнения и поставить 2 напоминания для себя и исполнителя, создавать группы по срокам исполнения или созданным категориям, прикладывать файлы, письма или заметки из OneNote. В идеале каждое входящее рабочее письмо либо сразу превращать задачу со SMART-критериями, либо убирать в архив. Работа с почтой в таком режиме помогает планировать работу: оцениваете, сколько потребуется времени на решения и закладываете это в календарь.