Мы собираем данные пользователей. Они нам нужны, чтобы получать обратную связь и делать сервис лучше. Отключить сбор cookies вы легко можете в настройках браузера.
Всё ясно, больше не показывайте
Close
Сериал о технологиях Microsoft
«Делаем бизнес лучше».
С 31 июля по будням рассказываем 20 честных истории, как облака Microsoft преображают бизнес четырех небольших компаний
Нажимая на сайте на кнопки с подпиской на электронную рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Сериал о технологиях Microsoft
«Делаем бизнес лучше».
Кроме историй о бизнесе у нас будут 5 интервью предпринимателями и топ-менеджерами. Поговорим об их опыте с Windows и macOS, о том, как они решают личные и профессиональные задачи с помощью технологий.
Нажимая на сайте на кнопки с подпиской на электронную рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Сериал о технологиях Microsoft
«Делаем бизнес лучше».
В каждом эпизоде мы покажем 2-3 толковых сценария для технологий Microsoft, которые могут сделать вашу работу проще.
Нажимая на сайте на кнопки с подпиской на электронную рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Сериал о технологиях Microsoft
«Делаем бизнес лучше».
Напишите вашу почту и мы откроем для вас дивный мир Office 365 и поможем распробовать все прелести.
Нажимая на сайте на кнопки с подпиской на электронную рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Независимая консалтинговая компания — традиционное оценочное бюро, которое строит стартап в области банкротства
Электронный архив документов в OneNote, 1-й эпизод сериала про технологии Microsoft в РФ "Делаем бизнес лучше"
Компания «Сквозь облака» представляет первый сериал про технологии Microsoft в РФ "Делаем бизнес лучше"
09
серия

Outlook, как вершина почтовой мысли

Фото: Pixabay.com
Кому будет полезна история НКК
— все, кто по работе пишет и получает электронные письма
Outlook, как вершина почтовой мысли для НКК
В прошлых сериях «Делаем бизнес лучше» с НКК: владелец оценочного бюро Елена Митюшкина решила: "Надо что-то менять!" За предыдущие 2 недели сериала мы упростили работу по превращению груды бумаг в цифровой архив в OneNote и OneDrive и показали, как сделать совещания адекватным инструментом управления c помощью Skype for business.
Сегодня поговорим об Outlook, который объединяет многие суперспособности Office 365, чтобы противостоять потоку входящих писем. Тему почты уже поднимали в прошлом эпизоде и обсудили зачем переезжать с бесплатных ящиков на Exchange online. В этой же серии покажем, как на практике добывать эффективность сотрудников из 3-х мощных залежей: письма, календари и задачи.

Эпистолярный жанр жив

Я считаю письма идеальным способом рабочих коммуникаций, потому что email априори даёт время подумать и дать структурированный ответ. Альтернатива этому — мессенджеры со всплывающими сообщениями коллег, которые нетерпеливо смотрят на экран, ожидая мгновенного ответа.

Я смотрю на эти уведомления, как «шумахеров» на перекрестках, что сигналят, если ты не среагировал на зеленый за 10 миллисекунд. Мгновенные сообщения, как эти гудки: крадут время и рассеивают внимание. Поэтому рабочую переписку стараюсь сразу свернуть в почту.

Укрощение входящих

Outlook здорово управляется потоком информации, если ему это поручить. Как и любой профессиональный инструмент, он требует времени на изучение возможностей и тонкой настройки под задачи. В работе с почтой ярко видно, что мастерство — это личный выбор каждого. Да, Outlook из коробки делает много почтовой магии. Но возни с перепиской станет меньше, если настроить три типа автоматизаций, которые помогают мне не потеряться в сотнях новых каждый день:

0. Добавьте учетную запись в Outlook
1. Сортируйте письма по папкам с помощью правил
2. Запускайте цепочки взаимодействия с другими программами, при наступлении определенного события
3. Настройте автоматические ответы на входящие по расписанию

Пишите письма

Письма подчиняются тем же правилам, что другой контент. Автору приходится балансировать между тем, что никто ничего не читает и необходимостью давать подробные инструкции. Одним словом — «творчество». И не зря Максим Ильяхов и Людмила Сарычева напишут об этом следующую книгу.

Эффективность работы с исходящими электронными письмами зависит от трех критериев:

1. Структура письма
- в поле «Кому» только те, кто должен отвечать на письмо,
— в поле «Копия» те, кого надо проинформировать,
— тема письма раскрывает его суть,
— текст разбит на абзацы по и разделен контрастными заголовками,
— для вопросов, заданых в письме, указан исполнитель с помощью символа @
2. Работа со вложениями
3. Быстрые ответы с помощью шаблонов
Узнали свою компанию? Пишите.
А мы поможем привести в порядок почту и совещания с помощью технологий Microsoft

2 секрета планирования в календярях

Самая сложная часть в работе с расписанием — это начать заносить дела в календарь. Потому что житейский опыт говорит, что планы рушатся срочными обстоятельствами и проще плыть по течению. Это ловушка интуитивного способа решения проблем.

С ней поможет справиться секрет точного планирования № 1 — заранее предусмотреть, что не будешь соблюдать собственный график, и закладывать в календаре 30 лишних минут на каждую встречу. Это тот самый случай, когда тупой карандаш лучше острого зрения. На свете мало волевых людей, которые дают себе слово и сдерживают его. Не доверяйте чувствам, пишите в календарь.
Второй секрет точного планирования — календарь становится ценным инструментом только, когда его начинает вести вся команда, а срочные обстоятельства обретают форму еще одной строчки в расписании. Согласование времени встреч — это естественный фильтр для календаря. Если приглашенные считают повестку не актуальной, они переносят встречу на потом или отклоняют. Это четкий сигнал и для организатора, что он не донес ценность, и для руководителя, в чью зону ответственности эта проблема попала.
Планирование работы в календарях — это процесс, который невозможно внедрить. Это еще один элемент культуры, над которым придется крепко поработать менеджеру команды. Потому что конец старых порядков взаимодействия принесет с собой все элементы адаптации к смертельному диагнозу: гнев, отрицание, торг, депрессия и принятие.

Жиза 100% ????????????

Публикация от Сквозь облака (@acrossthecloud.ru)

Боевая задача

В приступах прокрастинации мозг выдает неочевидные решения, лишь бы не делать то, что необходимо здесь и сейчас. Важно понимать, что это не человеческая причуда, а заложенный эволюцией механизм. Поэтому с ним стоит бороться континтиутивно с помощью списков дел.

В V эпизоде я писал, что люди между простыми и сложными задачами всегда выбирают понятные. Этот принцип помогает бороться и с прокрастинацией. Если вы отказываетесь делать что-то нужное, то договоритесь с собой, что будете выполнять не что-нибудь, а один из пунктов списка важных дел. Смена фокуса поможет снять паралич воли и приблизит к результату на другом фронте.

Такой подход повышает требования к качеству списка ваших дел. Добиваться нужного уровня проще всего с помощью классического SMART-подхода, который диктует, что задачи должны быть:
— конкретными (specific);
— измеримыми (measurable);
— достижимыми (attainable);
— значимыми (relevant);
— соотносимыми с конкретным сроком (time-bounded).
Работа со списками дел в Outlook проходит панели «Задачи». Новые пункты там возникают в 3-х случаях:
— когда вы поставили флажок у письма,
— когда кто-то поставил задачу вам,
— когда синхронизировались дела из внешних источников, например, Wunderlist.
Каждую задачу можно гибко настроить: задать даты выполнения и поставить 2 напоминания для себя и исполнителя, создавать группы по срокам исполнения или созданным категориям, прикладывать файлы, письма или заметки из OneNote. В идеале каждое входящее рабочее письмо либо сразу превращать задачу со SMART-критериями, либо убирать в архив. Работа с почтой в таком режиме помогает планировать работу: оцениваете, сколько потребуется времени на решения и закладываете это в календарь.

Резюме эпизода и ключевые мысли

1
Работе с Outlook нужно учиться, как с Photoshop или любому другому профессиональному инструменту.
2
Эффективность работы с почтой сильно зависит от того, как автоматизированы процессы.
3
Начать планировать работу в календарях проще в команде, а не по одному.
4
Превращайте письма сразу в задачи либо убирайте в архив.

План решения задач за 5 недель проекта

Приложения для смартфонов без программирования

PowerApps

Flow

Обмен данными между десятками online-сервисов

Power BI

Бизнес-аналитика в реальном времени

Работа с файлами и коллегами
Приложения для небольших компаний
Формы и сбор данных
Работа с данными бизнеса
Office online
Визуализация
Сотрудники
3
3
2
2
4
4
3

Периодическая таблица элементов Office 365

Экосистема 29-ти облачных сервисов Microsoft, дополняющих настольные приложения Office. Группы — это базовые сценарии использования сервисов. Цифра показывает, число сервисов в каждом сценарие.
Приобретается отдельно
3
— приложения доступны на смартфонах.
Новые видео и пошаговые инструкции для продуктов добавляются каждый будний день.
β-версия
Периодическая таблица элементов Office 365
Экосистема 29-ти облачных сервисов Microsoft, дополняющих настольные приложения Office. Группы — это базовые сценарии использования сервисов. Цифра показывает, число сервисов в каждой из сценариев.
3
Приложения для небольших компаний
2
Работа с файлами и коллегами
3
Сотрудники
3
Работа с почтой
4
Задачи
Управление задачами
Не развивается
3
Бета-версия
Управление проектами
3
Приобретается отдельно
Социальная активность
2
β-версия
— доступно на смартфонах.
Группы — это базовые сценарии использования сервисов.
Экосистема 29-ти облачных сервисов Microsoft, дополняющих настольные приложения Office.
Цифра показывает, число сервисов в группе.
— новые видео и пошаговые инструкции для продуктов по будням.